Trong bối cảnh Việt Nam hội nhập sâu rộng và trở thành điểm đến đầu tư hấp dẫn của các doanh nghiệp nước ngoài (FDI), nhu cầu sử dụng lao động là người nước ngoài ngày càng gia tăng. Đồng thời, nhiều doanh nghiệp Việt Nam cũng chủ động tuyển dụng nhân sự quốc tế để đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh, quản lý và chuyển giao công nghệ. Để hoạt động hợp pháp, người lao động nước ngoài tại Việt Nam phải được cấp giấy phép lao động theo đúng quy định pháp luật.
1. Cơ sở pháp lý điều chỉnh việc cấp giấy phép lao động
Hệ thống pháp luật về quản lý lao động nước ngoài tại Việt Nam ngày càng hoàn thiện, tạo hành lang pháp lý rõ ràng và minh bạch. Một số văn bản quan trọng hiện nay gồm:
- Bộ luật Lao động 2019 (hiệu lực từ 01/01/2021).
- Nghị định 152/2020/NĐ-CP ngày 30/12/2020 về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam và quản lý lao động Việt Nam làm việc cho tổ chức, cá nhân nước ngoài.
- Nghị định 70/2023/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số quy định của Nghị định 152/2020/NĐ-CP, cập nhật điều kiện và thủ tục cấp phép.
- Quyết định 636/QĐ-BNV năm 2025 công bố thủ tục hành chính mới, bãi bỏ một số thủ tục không còn phù hợp trong lĩnh vực việc làm và an toàn lao động.
2. Điều kiện để người nước ngoài được cấp giấy phép lao động tại Việt Nam
Để được phép làm việc hợp pháp, người lao động nước ngoài phải đáp ứng đồng thời các điều kiện sau:
- Độ tuổi và năng lực hành vi: đủ 18 tuổi trở lên, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ.
- Trình độ chuyên môn: có bằng cấp, chứng chỉ, kinh nghiệm làm việc, kỹ năng kỹ thuật phù hợp vị trí tuyển dụng.
- Sức khỏe: đạt yêu cầu theo quy định của Bộ Y tế, có giấy khám sức khỏe hoặc chứng nhận y tế hợp lệ.
- Lý lịch tư pháp trong sạch: không đang chấp hành án phạt, không bị truy cứu trách nhiệm hình sự tại Việt Nam hoặc nước sở tại.
- Không thuộc diện miễn giấy phép lao động: nếu không thuộc các trường hợp được miễn theo Điều 154 Bộ luật Lao động 2019 thì bắt buộc phải xin cấp phép.
Bên cạnh đó, người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam phải tuân theo pháp luật lao động Việt Nam và được pháp luật Việt Nam bảo vệ, trừ trường hợp điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên có quy định khác.
3. Đối tượng người nước ngoài phải xin giấy phép lao động
Theo quy định hiện hành, giấy phép lao động được cấp cho nhiều nhóm đối tượng, bao gồm:
- Người làm việc theo hợp đồng lao động với doanh nghiệp tại Việt Nam.
- Người di chuyển nội bộ doanh nghiệp FDI.
- Nhà đầu tư góp vốn vào công ty Việt Nam nhưng số vốn dưới 3 tỷ đồng.
- Người thực hiện các hợp đồng kinh tế, thương mại, tài chính, ngân hàng, bảo hiểm, kỹ thuật, giáo dục, y tế, văn hóa, thể thao.
- Nhà cung cấp dịch vụ, chào bán dịch vụ, hoặc tham gia các dự án, gói thầu tại Việt Nam.
- Thành viên tổ chức quốc tế, tổ chức phi chính phủ nước ngoài được phép hoạt động tại Việt Nam.
- Tình nguyện viên và người chịu trách nhiệm thành lập hiện diện thương mại.
- Nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật không thể thay thế bởi lao động Việt Nam.
- Thân nhân thành viên cơ quan đại diện nước ngoài được phép làm việc theo điều ước quốc tế.
4. Hồ sơ xin cấp giấy phép lao động
Hồ sơ cơ bản cần chuẩn bị gồm:
- Giấy khám sức khỏe hoặc chứng nhận đủ sức khỏe hợp lệ, cấp trong vòng 12 tháng trước ngày nộp hồ sơ.
- Phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận không tiền án, tiền sự (cấp tại nước ngoài không quá 6 tháng; cấp tại Việt Nam cũng tối đa 6 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ).
- Giấy tờ chứng minh chuyên môn: bằng cấp, chứng chỉ, hợp đồng lao động, quyết định bổ nhiệm hoặc tài liệu xác nhận kinh nghiệm làm việc.
- Văn bản chứng minh chức danh: nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật.
Lưu ý: Nếu lý lịch tư pháp cấp ở nước ngoài, cần hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng trước khi sử dụng tại Việt Nam.
5. Quy trình cấp giấy phép lao động
Bước 1. Thông báo tuyển dụng người lao động Việt Nam cho vị trí dự kiến tuyển dụng người nước ngoài
Kể từ 01/07/2025, doanh nghiệp phải đăng thông báo tuyển dụng người lao động Việt Nam cho các vị trí dự kiến tuyển dụng lao động nước ngoài trên Cổng thông tin điện tử của UBND cấp tỉnh ít nhất 15 ngày trước khi nộp hồ sơ xin nhu cầu lao động nước ngoài.
Thông báo cần bao gồm đầy đủ các thông tin:
- Vị trí và chức danh công việc.
- Mô tả công việc, số lượng cần tuyển.
- Yêu cầu về trình độ, kinh nghiệm.
- Mức lương dự kiến, thời gian và địa điểm làm việc.
Nếu không tuyển được lao động Việt Nam, người sử dụng lao động sẽ tiến hành bước tiếp theo để báo cáo nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài.
Bước 2. Báo cáo, giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài (thuộc thẩm quyền của Chủ tịch UBND tỉnh)
Ít nhất 15 ngày trước ngày dự kiến sử dụng lao động nước ngoài, doanh nghiệp (trừ nhà thầu) phải lập báo cáo giải trình nhu cầu lao động nước ngoài gửi Chủ tịch UBND tỉnh/thành phố nơi người lao động dự kiến làm việc.
Trong quá trình thực hiện, nếu có thay đổi về vị trí, chức danh, số lượng, hình thức làm việc hoặc địa điểm, doanh nghiệp cũng phải nộp báo cáo giải trình điều chỉnh trước ít nhất 15 ngày.
- Cơ quan tiếp nhận: Trung tâm Phục vụ hành chính công của tỉnh/thành phố hoặc qua bưu chính công ích, trực tuyến (nếu có).
- Thời hạn xử lý: Trong 10 ngày làm việc, Chủ tịch UBND tỉnh sẽ ra văn bản chấp thuận hoặc từ chối (nêu rõ lý do).
- Hồ sơ:
- Báo cáo giải trình nhu cầu lao động nước ngoài (Mẫu 01/PLI) hoặc Báo cáo giải trình thay đổi nhu cầu (Mẫu 02/PLI) theo Nghị định 70/2023/NĐ-CP.
- Giấy tờ liên quan khác theo yêu cầu từng vị trí.
Bước 3. Nộp hồ sơ xin cấp Giấy phép lao động cho người nước ngoài
Ít nhất 15 ngày trước ngày người lao động bắt đầu làm việc, doanh nghiệp nộp hồ sơ đề nghị cấp Giấy phép lao động cho Chủ tịch UBND cấp tỉnh nơi người lao động làm việc.
- Thời gian xử lý: Trong 05 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ, UBND tỉnh sẽ cấp Giấy phép lao động. Nếu từ chối, cơ quan có thẩm quyền sẽ trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.
- Hình thức nộp: Trực tiếp, qua bưu chính công ích, hoặc trực tuyến (nếu địa phương hỗ trợ).
- Số lượng hồ sơ: 01 bộ đầy đủ.
Bước 4. Ký hợp đồng lao động và báo cáo sử dụng lao động nước ngoài
Sau khi được cấp Giấy phép lao động, doanh nghiệp cần:
- Ký hợp đồng lao động bằng văn bản với người nước ngoài và gửi bản gốc/bản sao chứng thực hợp đồng đến cơ quan đã cấp giấy phép.
- Đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế cho người lao động nước ngoài theo Luật Bảo hiểm xã hội.
- Báo cáo định kỳ tình hình sử dụng lao động nước ngoài:
- Báo cáo 6 tháng đầu năm trước 05/7 và báo cáo cả năm trước 05/01 năm sau.
- Nếu người lao động làm việc tại nhiều tỉnh, trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày bắt đầu làm việc, doanh nghiệp phải báo cáo trực tuyến đến Bộ Nội vụ và Sở Nội vụ nơi có lao động.
Bước 5. Xin cấp Thẻ tạm trú theo thời hạn của Giấy phép lao động
Sau khi có Giấy phép lao động, người lao động nước ngoài có thể xin Thẻ tạm trú (TRC) tương ứng với thời hạn giấy phép (tối đa 02 năm).
Hồ sơ gồm có:
- Văn bản đề nghị của doanh nghiệp bảo lãnh.
- Tờ khai cấp thẻ tạm trú mẫu NA8 (có ảnh và đóng dấu giáp lai).
- Hộ chiếu, Giấy phép lao động còn hiệu lực.
- 03 ảnh màu (2x3cm, nền trắng, chụp trong 6 tháng gần nhất).
- Giấy xác nhận tạm trú của Công an xã/phường.
- Giấy tờ chứng minh tư cách pháp nhân của đơn vị bảo lãnh.
Lưu ý quan trọng: Nếu người lao động chấm dứt hợp đồng, doanh nghiệp cần thu hồi Giấy phép lao động và Thẻ tạm trú để tránh trách nhiệm pháp lý phát sinh.
GIVLAW – Đối tác pháp lý uy tín trong thủ tục cấp giấy phép lao động
Thủ tục cấp giấy phép lao động đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ chặt chẽ các quy định về hồ sơ, thời hạn và hợp pháp hóa giấy tờ. Với kinh nghiệm nhiều năm tư vấn cho doanh nghiệp FDI và công ty Việt Nam, GIVLAW cung cấp dịch vụ hỗ trợ toàn diện:
- Tư vấn điều kiện sử dụng lao động nước ngoài theo từng loại hình công việc.
- Soạn thảo, rà soát và hợp pháp hóa hồ sơ nhanh chóng, chuẩn xác.
- Đại diện làm việc với cơ quan quản lý, theo dõi tiến trình cấp phép.
- Hỗ trợ gia hạn, điều chỉnh, hoặc miễn giấy phép lao động khi đủ điều kiện.
Think Law – Think GIVLAW
Giải pháp pháp lý tin cậy, đồng hành cùng doanh nghiệp hội nhập quốc tế.
