Trả lương tiền mặt từ 5 triệu đồng/lần trở lên: Chính thức bị loại khi quyết toán thuế Thu nhập doanh nghiệp

Từ kỳ tính thuế thu nhập doanh nghiệp năm 2025, việc trả lương bằng tiền mặt từ 5 triệu đồng/lần trở lên đã không còn là vấn đề “linh hoạt nội bộ” của doanh nghiệp. Theo quy định mới tại Nghị định 320/2025/NĐ-CP, các khoản chi lương nếu không thanh toán không dùng tiền mặt sẽ không được tính vào chi phí được trừ khi quyết toán thuế Thu nhập doanh nghiệp ("TNDN"). Quy định này đang tạo ra tác động rất lớn đến cách thức trả lương, quản trị tài chính và tuân thủ thuế của doanh nghiệp.

1. Căn cứ pháp lý: Khi nào chi lương không được trừ?

Theo điểm c khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp chỉ được tính chi phí được trừ nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo luật. Trong đó, điều kiện về hình thức thanh toán là nội dung thay đổi quan trọng nhất.

Cụ thể, pháp luật quy định rõ:

• Khoản chi từng lần từ 5 triệu đồng trở lên
• Bao gồm mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác
• Bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt phải phù hợp với quy định của pháp luật về thuế giá trị gia tăng

Điểm mấu chốt nằm ở cụm từ “các khoản thanh toán khác”, và theo hướng dẫn chính thức của cơ quan Thuế, tiền lương, tiền công cũng thuộc nhóm này.

2. Cục Thuế khẳng định: Tiền lương cũng phải chuyển khoản

Tại Hội nghị đối thoại giữa Bộ Tài chính với người nộp thuế năm 2025, nhiều doanh nghiệp đã trực tiếp đặt câu hỏi liên quan đến việc chi trả lương bằng tiền mặt. Các câu trả lời của Cục Thuế cho thấy cách hiểu đã được thống nhất trên toàn hệ thống.

Cơ quan Thuế khẳng định: Tiền lương, tiền công là khoản thanh toán khác. Nếu chi trả từng lần từ 5 triệu đồng trở lên nhưng thanh toán bằng tiền mặt hoặc hiện vật thì không đủ điều kiện để tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN. Quy định này không phân biệt: Người lao động là người Việt Nam hay người nước ngoài; Trả bằng tiền Việt Nam hay ngoại tệ quy đổi; Hóa đơn chịu thuế, không chịu thuế hay thuế suất 0%.

3. Doanh nghiệp sẽ bị ảnh hưởng như thế nào?

Việc chi trả lương tiền mặt trên 5 triệu đồng/lần sẽ kéo theo nhiều hệ quả trực tiếp khi quyết toán thuế.

Cụ thể, doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với các rủi ro sau:

• Khoản chi lương bị loại khỏi chi phí hợp lý
• Thu nhập chịu thuế TNDN bị tăng lên tương ứng
• Số thuế TNDN phải nộp cao hơn thực tế lợi nhuận
• Nguy cơ bị truy thu, xử phạt nếu đã hạch toán sai

Nói cách khác, trả lương bằng tiền mặt không sai, nhưng sẽ làm doanh nghiệp thiệt hại về thuế nếu vượt ngưỡng 5 triệu đồng/lần.

4. Điều kiện để chi lương được tính vào chi phí được trừ

Để khoản chi tiền lương được chấp nhận khi quyết toán thuế TNDN, doanh nghiệp cần đồng thời đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Khoản chi thực tế phát sinh, liên quan đến hoạt động sản xuất – kinh doanh
• Có hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể hoặc quy chế tài chính
• Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản, ủy nhiệm chi…) nếu từ 5 triệu đồng/lần trở lên
• Khoản chi không thuộc danh mục chi phí không được trừ theo Điều 10 Luật Thuế TNDN

Chỉ cần thiếu 1 điều kiện, khoản chi lương đó có thể bị loại toàn bộ khi cơ quan Thuế kiểm tra.

5. Thời điểm quyết toán thuế TNDN doanh nghiệp cần lưu ý

Theo Luật Quản lý thuế 2019, thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNDN được xác định rất rõ.

Cụ thể:

• Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 3
• Kể từ ngày kết thúc năm dương lịch hoặc năm tài chính

Ví dụ: Năm tài chính kết thúc ngày 31/12/2025 thì hạn quyết toán là 31/3/2026

Việc chậm nộp hồ sơ quyết toán có thể dẫn đến xử phạt hành chính, kể cả khi doanh nghiệp không phát sinh thuế phải nộp.

6. Mức phạt khi chậm nộp tờ khai quyết toán thuế TNDN

Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP (đã được sửa đổi), mức phạt được áp dụng theo số ngày chậm nộp.

Một số mức phạt đáng chú ý gồm:

• Chậm từ 1–5 ngày: Cảnh cáo
• Chậm từ 1–30 ngày: Phạt từ 2 – 5 triệu đồng
• Chậm từ 31–60 ngày: Phạt từ 5 – 8 triệu đồng
• Chậm từ 61–90 ngày: Phạt từ 8 – 15 triệu đồng
• Trên 90 ngày, có phát sinh thuế: Phạt đến 25 triệu đồng

Ngoài tiền phạt, doanh nghiệp còn phải nộp đủ tiền thuế và tiền chậm nộp theo quy định.

7. Doanh nghiệp cần làm gì để tránh rủi ro?

Trước quy định mới, doanh nghiệp nên chủ động rà soát và điều chỉnh sớm.

Một số việc cần thực hiện ngay gồm:

• Chuyển toàn bộ trả lương từ 5 triệu đồng/lần sang hình thức chuyển khoản
• Hướng dẫn người lao động mở tài khoản ngân hàng
• Rà soát quy chế tài chính, hợp đồng lao động
• Kiểm tra lại các khoản chi lương năm 2025 trước khi quyết toán
• Lưu trữ đầy đủ chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt

Việc chuẩn bị sớm sẽ giúp doanh nghiệp tránh bị loại chi phí hàng loạt khi quyết toán.

GIVLAW – Đồng hành pháp lý về thuế và tài chính doanh nghiệp

Quy định về thuế TNDN ngày càng siết chặt, đặc biệt với các khoản chi tiền lương, tiền công. Chỉ một sai sót nhỏ trong hình thức thanh toán cũng có thể khiến doanh nghiệp thiệt hại lớn về thuế.

GIVLAW hỗ trợ:

• Rà soát chi phí lương, thưởng trước quyết toán thuế
• Tư vấn chuyển đổi phương thức chi trả lương hợp pháp
• Tư vấn thuế TNDN – thuế GTGT – quản trị rủi ro thuế
• Làm việc, giải trình với cơ quan Thuế

Liên hệ GIVLAW để được tư vấn đúng luật – đúng thời điểm – đúng giải pháp.